Agile in HR. Huh! What?

Agile in HR.

In softwareontwikkeling is Agile inmiddels een bekende term. Het is een ontwikkelproces dat zich wekelijks aanpast aan de veranderende behoeften van een klant. We leven nu eenmaal in een tijd met veel prikkels en nieuwe inzichten. Behoeften van klanten zijn hieraan onderhevig en veranderen meer dan in het verleden. Deze Agile-aanpak lijkt een onvoorspelbaar proces, maar de acceptatiegraad van de ontwikkelde software is vele malen hoger. En dus ook de klanttevredenheid. Als een Agile-aanpak werkt in softwareontwikkeling, werkt het dan ook ten aanzien van organisatieontwikkeling en de bijbehorende HR processen?

Waar is Agile op gebaseerd

In de softwareontwikkeling is Agile gebaseerd op een een manifest (http://agilemanifesto.org/) met de volgende uitgangspunten: 1) mensen en interacties zijn belangrijker dan processen en systemen, 2) functioneren is belangrijker dan uitgebreide documentatie, 3) samenwerking is belangrijker dan contracten en 4) reageren op veranderingen is belangrijker dan het volgen van een plan.

In mijn optiek kun je deze uitgangspunten onveranderd toepassen op organisatieontwikkeling en HR, waardoor HR waarschijnlijk ook een hogere acceptatiegraad bereikt en meer aansluit op de behoeften van ondernemers en besturen.

Waarom kan deze aanpak van nut zijn in HR.

Hr is een vakgebied dat zichzelf sinds de jaren zestig heeft ontwikkeld tot een doortimmerd framework van begrippen, processen en systemen. Formatieplannen, organisatiestructuren, competentie management, beoordelingssystematiek: het is op papier prima voor elkaar. Maar als je aan een ondernemer vraagt of hij door hr geholpen wordt in het bereiken van zijn ambities, dan zie je over het algemeen een grote frons.

Misschien komt dit omdat HR in de afgelopen jaren met veel pijn en moeite de processen heeft ingericht, die nu net goed draaien. Het heeft ongetwijfeld ook te maken met het feit dat HR mensen het zeer druk hebben en weinig tijd kunnen vrijmaken voor een nieuwe aanpak of veranderende wensen.

Essentie van HR

Het blijft essentieel om vanuit HR toegevoegde waarde te leveren aan de organisatie. Een bestuurder/ondernemer is gebaat bij een presterende, toegewijde groep van medewerkers die leuk vinden wat ze doen en hiermee bijdragen aan het realiseren van de ambities van de organisatie. Om dit te bereiken kun je als HR kiezen voor een aanpak met maximale efficiency, zoals bijvoorbeeld gebaseerd op LEAN. Of ga je voor een wendbaar proces en hiermee een hogere acceptatiegraad?

Voorbeelden van Agile HR

Hoeveel tijd besteed je jaarlijks aan het opstellen van het formatieplan? En hoe vaak pas je dit jaarlijks aan? Dit lijkt houvast te bieden, maar als je toepasbaarheid verkiest boven documentatie (zie Agile Manifest) dan is het effectiever als je periodiek met elkaar bespreekt welke vacatures prioriteit hebben en ik welke hoeveelheden. Dit kunnen maandelijkse sessies van 30” zijn met de juiste stakeholders bij elkaar. Met elkaar stel je vast waar de komende maanden de wervingsfocus ligt. En ja, het kan dus zijn dat je gedurende een wervingsproces andere keuzes maakt. Dit geeft de bestuurder/ondernemer echter wel het vertrouwen dat de organisatie wendbaar is en blijft.

Een ander voorbeeld is het selectieproces. Een vacature wordt vaak vervat in een afvinklijst van harde criteria. Bij een overvloed aan kandidaten zal vaak eerst geselecteerd worden op deze criteria zonder de mens erachter te kennen. Begrijpelijk vanuit efficiency, maar niet Agile , dat als uitgangspunt heeft dat de mens belangrijker is dan het proces. Ja, maar je kunt toch niet iedereen uitnodigen die solliciteert, hoor ik u denken. Toch zou het goed zijn om dit als uitgangspunt te nemen en keuzes te maken in de wervingsmethode of in het selectieproces. Breidt bijvoorbeeld het team van interviewers uit, die de eerste match op bedrijfscultuur maken. Misschien is de beste nieuwe medewerker wel iemand die niet 100% past bij de afvinklijst, maar wel bij de cultuur.

Einde aan starre functiebeschrijvingen.

Kies je voor een Agile HR, dan ga je met andere ogen kijken naar bijvoorbeeld je functiebeschrijvingen. Verandert er iets in de organisatie, dan behoeft een functiebeschrijving vaak ook een aanpassing. Hoe vaak gebeurt dit daadwerkelijk en is dit dan zinvolle tijdsbesteding. Of gebeurt het niet en werken we met schijnnauwkeurigheden. Bekijk het eens op een Agile manier en kom tot verrassende verbeteringen. Vereenvoudig functiebeschrijvingen en maak ze hiermee min of meer tijdloos. Is sales niet gewoon ‘het verkopen van zoveel mogelijk, zo vaak mogelijk’? Waarom worden dit soort functies tot op detailniveau beschreven waardoor er een verstarring van de organisatie ontstaat? Door functiebeschrijvingen eenvoudiger op te stellen, worden ze tijdlozer en pragmatischer.

Durf

Het vereenvoudigen van processen en het durven accepteren van een bepaalde mate van vaagheid gaan vooraf aan het Agile maken van je organisatie. Het einddoel is misschien minder duidelijk en je lijkt te verliezen aan structuur en documentatie. Het grote voordeel is echter wel dat je je kunt focussen op de belangrijkste succesfactor van een onderneming, namelijk een presterende, toegewijde groep van medewerkers die leuk vinden wat ze doen en hiermee duurzaam bijdragen aan het realiseren van de ambities van de organisatie, ook als die ambities in de tijd verschuiven. De acceptatie en tevredenheid neemt toe en dit maakt de HR functie makkelijker en leuker.